Encore une visio ? Peut-être que vous ne supportez plus d’échanger seulement par l’intermédiaire d’un écran, mais il faut avouer que cela a beaucoup d’aspects pratiques. Alors, se pourrait-il que la prochaine réunion de votre copropriété se fasse de cette manière ? Mais il y a des règles à respecter, des pièges à éviter…ce n’est pas aussi simple qu’une réunion de travail ou de famille. Voyons comment procéder, et quelles sont les questions à se poser.

La vie de la copropriété : les réunions en visio

Introduite par la loi ELAN en 2019, la possibilité d’utiliser la vidéoconférence pour tenir l’assemblée générale de copropriété n’est pas nouvelle, mais cette idée s’est largement répandue depuis le début de l’épidémie de COVID-19. En effet, depuis 2020, la réunion physique de nombreuses personnes dans une même salle a régulièrement été impossible, ou du moins déconseillée. Les outils se sont développées, les habitudes se sont installées, et depuis il ne nous semble plus étrange d’imaginer organiser l’assemblée générale de sa copropriété en visioconférence.

Que prévoit la réglementation pour la tenue d’une assemblée générale en visio ?

La réglementation n’a pas attendu la crise sanitaire pour permettre l’utilisation de la visioconférence pour les assemblées générales de copropriété. En effet, cela est autorisé par la loi ELAN, et en vigueur depuis fin 2019.

Il faut pour cela que le principe et les modalités soient validés lors d’une assemblée générale « classique ». Cependant, plusieurs périodes dérogatoires ont eu cours depuis 2021, autorisant l’utilisation de la visioconférence même si l’assemblée générale n’a pas validé préalablement le principe. Le syndic peut le décider après avis du conseil syndical.

Ce sont les copropriétaires qui doivent choisir le système de visioconférence à utiliser, souvent sur proposition du syndic. Les seules obligations sont les suivantes :

– les participants doivent être clairement identifiables,

– l’outil choisi doit retranscrire à minima la voix,

– il doit diffuser en direct et en continu. En effet, toute interruption de la diffusion, pour un ou plusieurs copropriétaires, doit être notée dans le procès-verbal.

Au-delà de ces dispositions particulières, les règles sont les mêmes que pour une assemblée générale en présentiel, que ce soit pour la convocation des participants ou les documents obligatoires : procès-verbal rédigé pendant la réunion et feuille de présence.

Quels sont les pièges à éviter et les bonnes pratiques ?

Le premier point auquel il faut être attentif, c’est le choix de l’outil. Il faut en effet préférer un système fiable et performant, accessible à tous, et doté de fonctionnalités classiques pour se connecter avec un ordinateur ou un téléphone, prendre la parole…

Certains syndics proposent une plateforme clé-en-main, mais le plus important est d’étudier et de tester plusieurs outils, dont l’offre s’est multipliée ces dernières années. Les prix sont également très variables, et ne garantissent pas forcément le meilleur résultat. Une attention particulière devra être apportée pour ne rien payer d’excessif. 

Il est recommandé de procéder à des tests avant la tenue de l’assemblée générale, puis d’envoyer une notice pour expliquer clairement la procédure de connexion, avec l’invitation. Les rôles seront clairement définis, et notamment un conducteur de séance sera désigné, généralement le président du conseil syndical. Il veillera à donner la parole à tout le monde, pour des échanges libres et fructueux.

Avantages et inconvénients des assemblées générales en visio

Dorénavant, les outils à notre disposition sont nombreux et fonctionnels, faciles à prendre en main par tout le monde. Une connexion internet fixe n’est pas indispensable, car un téléphone peut suffire avec la majorité des outils de visioconférence. Par contre il faudra veiller à la stabilité de cette connexion, car toutes les déconnexions des participants devront être consignées, et peuvent être source de contestation des décisions prises lors de cette assemblée générale.

La visioconférence peut également nuire à la convivialité de la réunion, ce sera à l’organisateur d’être attentif à cet aspect, notamment en vérifiant que chacun peut s’exprimer comme il le souhaite.

Mais cela permettra peut-être à de plus nombreux copropriétaires d’être présents, et une meilleure vie de la copropriété.

La question de la visioconférence est maintenant incontournable, elle doit être réfléchie en amont de l’assemblée générale, pour que tout se déroule sans accroc !