Encore une visioconférence ? Peut-être que vous ne supportez plus d’échanger seulement par l’intermédiaire d’un écran. Mais il est vrai que cela a beaucoup d’aspects pratiques. Alors, se pourrait-il que la prochaine réunion de votre copropriété se fasse de cette manière ? Mais il y a des règles à respecter, des pièges à éviter. En effet, ce n’est pas aussi simple qu’une réunion de travail ou de famille. Voyons comment procéder et quelles sont les questions à se poser.
Introduite par la loi ELAN en 2019, la possibilité d’utiliser la vidéoconférence pour tenir l’assemblée générale de copropriété n’est pas nouvelle. Mais cette idée s’est largement répandue depuis le début de l’épidémie de COVID-19. En effet, depuis 2020, la réunion physique de nombreuses personnes dans une même salle a régulièrement été impossible ou déconseillée. Les outils se sont développés et les habitudes se sont installées. Depuis il ne nous semble plus étrange d’imaginer organiser l’assemblée générale de sa copropriété en visioconférence.
Que prévoit la réglementation pour une assemblée générale en visioconférence?
La réglementation n’a pas attendu la crise sanitaire pour permettre l’utilisation de la visioconférence pour les assemblées générales de copropriété. En effet, cela est autorisé par la loi ELAN et est en vigueur depuis fin 2019.
Il faut pour cela que le principe et les modalités soient validés lors d’une assemblée générale physique. Cependant, plusieurs périodes dérogatoires ont eu cours depuis 2021. Elles autorisent l’utilisation de la visioconférence même si l’assemblée générale n’a pas validé préalablement le principe. Le syndic peut le décider après avis du conseil syndical.
Ce sont les copropriétaires qui doivent choisir le système de visioconférence à utiliser et sur proposition du syndic. Les seules obligations sont les suivantes :
– les participants doivent être clairement identifiables,
– l’outil choisi doit retranscrire à minima la voix,
– il doit diffuser en direct et en continu. En effet, toute interruption de la diffusion, pour un ou plusieurs copropriétaires, doit être notée dans le procès-verbal.
Au-delà de ces dispositions particulières, les règles sont les mêmes que pour une assemblée générale en présentiel. Que ce soit pour la convocation des participants ou les documents obligatoires. Le procès-verbal rédigé pendant la réunion et feuille de présence.
Quels sont les pièges à éviter et les bonnes pratiques ?
Le premier point auquel il faut être attentif est le choix de l’outil. Il faut préférer un système fiable et performant, accessible à tous, et doté de fonctionnalités classiques pour se connecter avec un ordinateur ou un téléphone, prendre la parole…
Certains syndics proposent une plateforme clé-en-main. Mais le plus important est d’étudier et de tester plusieurs outils dont l’offre s’est multipliée ces dernières années. Les prix sont également très variables et ne garantissent pas le meilleur résultat. Une attention particulière devra être apportée pour ne rien payer d’excessif.
Il est recommandé de procéder à des tests avant la tenue de l’assemblée générale puis d’envoyer une notice pour expliquer clairement la procédure de connexion, avec l’invitation. Les rôles seront clairement définis et un conducteur de séance sera désigné. C’est généralement le président du conseil syndical. Il veillera à donner la parole à tout le monde pour des échanges libres et fructueux.
Avantages et inconvénients des assemblées générales en visio
Dorénavant, les outils à notre disposition sont nombreux et fonctionnels, faciles à prendre en main par tout le monde.
Une connexion internet fixe n’est pas indispensable car un téléphone peut suffire avec la majorité des outils de visioconférence. Par contre il faudra veiller à la stabilité de cette connexion car toutes les déconnexions des participants devront être consignées. Elles peuvent être source de contestation des décisions prises lors de cette assemblée générale.
La visioconférence peut également nuire à la convivialité de la réunion et ce sera à l’organisateur d’être attentif à cet aspect. Il faut vérifier que chacun peut s’exprimer comme il le souhaite.
Mais cela permettra peut-être aux copropriétaires d’être présents et de garantir une meilleure qualité de vie au sein de la copropriété.
La question de la visioconférence est maintenant incontournable. Elle doit être réfléchie en amont de l’assemblée générale pour que tout se déroule sans accroc !
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet !
